Hier is een uitgebreid stappenplan voor het organiseren van OR-verkiezingen. Elke stap bevat toelichting en praktische tips.
1. De Verkiezingsdatum Bepalen
Toelichting: Kies een datum voor de OR-verkiezingen, ruim van tevoren, zodat iedereen in de organisatie op de hoogte is en eventuele kandidaten zich goed kunnen voorbereiden. Plan de verkiezingen bij voorkeur op een datum die niet overlapt met drukke periodes of vakanties om de opkomst te maximaliseren.
Tips:
- Informeer de medewerkers en zet de datum in de jaarplanning.
- Overweeg een periode van minimaal twee maanden tussen het aankondigen en de daadwerkelijke verkiezingsdatum, zodat er voldoende tijd is voor voorbereidingen.
2. Vakbonden Vragen om Kandidaten
Toelichting: In veel gevallen hebben vakbonden het recht om kandidaten voor te dragen voor de OR. Informeer de relevante vakbonden over de verkiezingsdatum en vraag hen op tijd om kandidaten aan te dragen. Dit helpt bij het waarborgen van diversiteit en verschillende belangen in de OR.
Tips:
- Verstuur de verzoeken schriftelijk en bevestig de ontvangst.
- Houd rekening met deadlines die in de cao of het reglement zijn vastgelegd voor kandidaatstelling door vakbonden.
3. Bepalen Wie Mee Mag Doen met de OR-verkiezingen
Toelichting: Niet elke medewerker komt automatisch in aanmerking voor de OR. Stel criteria op voor wie kandidaat mag zijn en wie mag stemmen, vaak vastgelegd in het OR-reglement. Denk bijvoorbeeld aan dienstverbandduur en contracttype.
Tips:
- Zorg dat het reglement up-to-date is en voldoet aan de Wet op de ondernemingsraden (WOR).
- Communiceer duidelijk wie stemgerechtigd en verkiesbaar is, bijvoorbeeld via een nieuwsbrief of intranet.
4. Kandidaten Zoeken
Toelichting: Moedig medewerkers aan zich kandidaat te stellen. Dit kan bijvoorbeeld door een oproep via e-mail, posters, of een informatiebijeenkomst. Het doel is om een diverse groep kandidaten te hebben die verschillende afdelingen en functies vertegenwoordigen.
Tips:
- Organiseer informatiesessies waarin huidige OR-leden hun ervaringen delen.
- Zorg voor zichtbaarheid en herkenbaarheid van het OR-werk om kandidaten te motiveren.
5. Kandidatenlijst Opstellen en Controleren
Toelichting: Verzamel alle kandidaatstellingen en stel een kandidatenlijst op. Controleer of de kandidaten voldoen aan de voorwaarden. Het is belangrijk om eventuele fouten te corrigeren voor de lijst definitief wordt verspreid.
Tips:
- Vraag HR om de gegevens van kandidaten te verifiëren.
- Houd een deadline aan voor het aanleveren van kandidaten, zodat er voldoende tijd is voor controle.
6. Kandidaten Bekendmaken
Toelichting: Publiceer de kandidatenlijst, zodat alle medewerkers op de hoogte zijn van de kandidaten. Dit kan door de lijst te verspreiden via e-mail, een interne nieuwsbrief of op het intranet. Dit geeft medewerkers tijd om zich te oriënteren op de kandidaten.
Tips:
- Geef kandidaten de kans om een korte introductie over zichzelf te geven, bijvoorbeeld via een persoonlijke pagina of video.
- Zorg dat de informatie ruim op tijd beschikbaar is, zodat medewerkers tijd hebben om hun keuzes te overwegen.
7. Stemmen
Toelichting: Zorg voor een goed georganiseerde stemprocedure. Dit kan digitaal of met stembiljetten, afhankelijk van wat praktisch en toegankelijk is voor alle medewerkers. Communiceer duidelijk over de stemperiode, het stembureau en de stemprocedure.
Tips:
- Overweeg een digitale stemming om het proces toegankelijker te maken.
- Controleer dat de stemprocedure transparant en eerlijk is, en maak gebruik van een betrouwbare stemoplossing.
8. Uitslag Bekendmaken
Toelichting: Na het tellen van de stemmen, maak de uitslag bekend. Dit kan via e-mail, intranet of een bijeenkomst. Informeer de medewerkers duidelijk over wie in de OR is gekozen en bedank alle kandidaten en stemmers.
Tips:
- Zorg dat de uitslagvermelding transparant is en de details van het stemproces duidelijk worden gedeeld.
- Stuur een persoonlijk bericht naar de verkozen OR-leden met informatie over de volgende stappen.
9. Start van de Nieuwe Ondernemingsraad
Toelichting: Na de verkiezingen kan de nieuwe OR officieel van start gaan. Organiseer een kennismakingsbijeenkomst voor de nieuwe OR-leden en start met een planning voor de komende vergaderingen. Stel de nieuwe OR voor aan de medewerkers.
Tips:
- Laat de nieuwe OR-leden een Basiscursus OR volgen om de nieuwe OR-leden op weg te helpen.
- Communiceer de doelen en de werkwijze van de nieuwe OR naar alle medewerkers, bijvoorbeeld via een nieuwsbrief.
Met deze stappen zorg je voor een goed voorbereide en georganiseerde OR-verkiezing, waardoor medewerkers betrokken worden en de OR-verkiezingen succesvol verlopen.